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省錢的敞開式辦公室設計:拋開固定的辦公桌,還有隱私

每天早上到費城海軍工業園內的葛蘭素史克公司(GlaxoSmithKline)上班時,你會發現這裡有一間寧靜的祈禱室。高高的屋頂上可以俯瞰全市,這裡被用來召開臨時會議。工作臺讓你在敲擊鍵盤的同時可以在跑步機上以每小時2英里的速度鍛煉身體。此外你還有相當不錯的機會,沒准在白天的某個時刻突然碰到首席執行官。

不過在這個20.8萬平方英尺(約合19323.82平方米)的空間裡,你怎麼都找不到一樣東西,那就是固定屬於自己的辦公桌。

葛蘭素史克公司的辦公室設計體現了工作場所設計的新理念,即在堅持敞開式空間原則的同時利用有時被稱作是“旅館式辦公”的概念。所有員工都被分配到“社區”內——執行相關任務的員工們聚集的地方——甚至連高管層也不例外,但沒有人會有固定不變的辦公桌。個人物品都被存放在小型的儲物櫃裡面。

許多員工都使用電腦終端站進行工作。公司鼓勵所有人流動——在咖啡館內、在種滿本土植物的綠色屋頂旁邊的露臺上,在某個安靜房間的沙發上,或者是在大廳裡。其基本想法就是偶遇可能會引發對話並激發合作。當具有創造力的人被固定在指定的辦公桌前時,就不會有這些機會。用葛蘭素史克公司的話來說,這被稱作是“聰明地工作”。

它也可能被稱作是聰明的成本控制。葛蘭素史克公司的這家機構共有1300名員工,這項新的設計讓同等數量的員工所使用的辦公面積僅僅只有之前的1/4。

敞開式空間觀念20世紀50年代和60年代從歐洲傳入美國,並且自那之後會定期冒出來。但隨著一些最近比較高調的公司總部投入使用——穀歌、臉譜網和蘋果公司——許多公司又再次支持起該項運動。據葛蘭素史克公司的官員介紹,有兩家大型製藥公司已經前來參觀學習葛蘭素史克的這家公司,並且考慮推出類似的設計。“敞開式空間設計在20世紀80年代曾經是一種潮流,但之後似乎消退。現在它又再次出現,”沃頓商學院管理學教授南茜·羅斯巴德(Nancy Rothbard)說,“我覺得其中好處多多,不過也會導致一些代價。”

更多合作,伴隨更大壓力

葛蘭素史克公司搬到新辦公室僅僅90天,但這個空間早已經引人注目。管理層尚未進行正式的研究,對生產力、出勤率和整體滿意度等指標進行評估,但據稱早期的狀況比較不錯。

“只要時機合適,葛蘭素史克公司正在全球範圍內向協作性工作場所進行轉變,以推動溝通和思想分享。葛蘭素史克公司正在拆除辦公室和格子間之間的牆壁和隔斷,這樣員工可以看得見彼此,並且相互之間可以進行交談,”公司發言人詹尼弗·阿姆斯壯(Jennifer Armstrong)說,“(海軍工業園內的)新月道五號專案(Five Crescent Drive)是葛蘭素史克公司全新修建的一棟大樓,旨在滿足公司對協作和可持續性建築的需求。”

據阿姆斯壯稱,其目的在於增強協作和信任,打破等級障礙,減少電子郵件和正式會議,推動決策速度,增加白天工作時間裡的身體運動量,並且“最終讓我們能夠更好地為病人們服務”。她同時說,一些在葛蘭素史克公司郊外機構裡工作的員工正要求搬入這棟新大樓,即使這意味著通勤時間增加,而且還要額外承擔費城工資稅。

但眾多觀察家表示,敞開式辦公室有時會給工人們造成額外的負擔,並且建議公司在看到好處的同時也要考慮一下代價。“我最近與一位在大型會計事務所工作的人進行過溝通,他告訴我他們針對員工有旅館式辦公的計畫,但大家都憎惡該計畫,”羅斯巴德說,“這也許取決於公司類型,以及公司所採取的計畫。沒有自己的空間、沒有自己固定的工作程式,不知道自己將會坐到哪裡去,這些可能會讓人感到很大的壓力。一些人能夠在不同的空間創立自己固定的工作程式,只要能夠保證有茶或咖啡供應就沒有關係。他們有自己的習慣,不在乎究竟整個空間的安排是怎麼樣的。但對於其他人而言,不能與他人建立起深厚的關係可能會讓他們感到有壓迫感。”

“坐無定所”可能也會讓人感到約束。“最近的研究發現,個人的辦公空間與自信之間存在關聯,”沃頓商學院運營和資訊管理學教授馬利斯·施韋澤(Maurice Schweitzer)說,“在一項針對談判的調查中,研究人員發現談判者非常喜歡主場優勢。他們會比客人們表現得更好,而自信就是其中的調節機制。人們在自己的空間裡會感到更為舒服自在,而且也更具信心。在執行包括談判在內的多項任務時,他們在自己的辦公室裡會表現更為出色。”

人際交往與成本節約

為什麼一些公司會決定執行敞開式辦公空間計畫和旅館式辦公?其中的原因各有不同。“這個答案取決於公司的目標,”羅斯巴德說,“比較有趣的是,在當前的工作環境中,我們會收到大量的電子資訊,而且我們會接觸到大量的人和資料,其數量之多都是前所未有的。所以我認為這也是封閉式工作和通過電子管道進行聯繫溝通所共同帶來的反衝力。”

換而言之,在佔領了虛擬世界之後,工人們正重新發現彼此之間互相見面、進行眼神交流,而且相互微笑等的寶貴價值所在。用羅斯巴德的話來說,也就是“重新與人進行交流”。

彭博公司(Bloomberg)建築評論家詹姆斯·拉塞爾(James S. Russell)說:“四處走動越多,越可能碰到其他人進行閒聊,而你會在他身上發現自己恰好需要的某種專業技術,但你之前並不知道他懂得這些專業技術。”

建築設計巨頭金斯勒事務所(Gensler)的工作場所戰略家/全球實踐領導人吉姆·威廉森(Jim Williamson)補充表示,當建築設計師和室內設計師與客戶碰面時,雙方都可能冒出敞開式辦公空間設計的衝動。他說:“多數公司目前都在尋求更具協作性的工作環境,而且要求我們充分運用自身的專業技術,制訂能滿足他們具體需求的工作場所戰略,並且該戰略能夠做到與時俱進。”他的公司常常被邀請制訂辦公場所戰略,該戰略要能“更好地支援他們的工作模式:精力集中、廣泛協作、促進學習,以及增強社交。成功的關鍵在於所制訂的戰略要具有充分的靈活性,能夠滿足當前的需求,並且跟著公司和其員工隊伍的發展而發展。”

斯科特·厄爾迪(Scott Erdy)是厄爾迪麥克亨利建築事務所(Erdy McHenry Architecture)的負責人,同時也是佩恩設計學校(Penn's School of Design)的講師。他表示,在其公司為阿拉巴馬州蒙哥馬利市的南方貧困法律中心(Southern Poverty Law Center)設計新總部大樓時,這家公民權利機構的創始人莫里斯·迪斯(Morris Dees)和喬·萊文(Joe Levin)回憶稱,南方貧困法律中心所經歷的“最具創造力和活力的時期”是“在3K黨使用燃燒彈摧毀其之前的設施之後,他們在市中心的一間倉庫裡使用折疊桌搭建了一個臨時的辦公場所……因為每個人都知道其他人在做些什麼。他們讓我們設計一個完全敞開式的辦公設施,主要是為律師們所用。該設施要能增強互動、推動協作、並且促進問題的解決。”

從另一個角度來看敞開式設計的話,去除格子間和其他固定設施可以節約成本:通過旅館式辦公、在家辦公、或工人們共同使用一張大辦公桌的“工作臺式辦公”,辦公室可以容納更多的人員。

“這些舉措在經濟方面存在一定的優勢,”沃頓商學院管理學教授、領導力與變革管理中心(Center for Leadership and Change Management)主任邁克爾·尤西姆(Michael Useem)說,“但從更廣泛的角度來說,人們在過去20年裡的管理方式已經發展演變。之前更注重等級,而且依照傳統的方式將人們安置在固定的辦公室裡,但現在已經轉變成了更為扁平的一種關係。敞開式辦公室的概念……體現了另一種管理方式,這種方式更為隨便,更容易接觸,而且不同級別之間的社會差異也更少。”

敞開式辦公設計正在年輕的科技公司創造引人注目的視覺效果,贏得了大量的關注,但尤西姆從更廣泛的行業角度來分析敞開式辦公設計的概念,認為它有時候能帶來良好的效果,但有時事與願違。在紐約一家大型的金融機構裡,公司使用玻璃牆來營造更大的透明度,不過金魚缸的感覺讓員工們很是不自在。麥當勞的總部也使用了敞開式辦公設計,當需要進行私下對話時就可以使用玻璃隔間。他說:“但通過唇語和非語言溝通,人們也可以猜到別人正在說些什麼。”

空間如果設計不佳,最終會破壞公司預期的財務節約。拉塞爾說:“如果做得不好,就會出現大量的抵制情緒。”許多公司“在說,‘如果我們讓大家採用工作臺的工作方式,就可以節約成本。’但他們會發現自己不能達到預期的效果,因為如果環境氛圍不好,優秀的員工就會流失,他們也會要付出代價。”

不同的工作模式

葛蘭素史克公司海軍工業園的專案主管雷·米洛拉(Ray Milora)表示,公司花了整整12年來進行規劃,之後才開始從傳統的辦公室向敞開式辦公進行轉變。他也承認新的辦公室計畫帶來了一些挑戰。他說:“沒有人喜歡改變,而且一些人並不喜歡沒了辦公室的感覺。”但在轉變之前,公司組織了一系列的培訓課程,讓員工們懂得如何減少紙質文件,瞭解如何使用那些不太熟悉的辦公傢俱,以及清楚公司希望大家在辦公禮儀上做哪些類型的改變。

工作中被打擾是一個重要的問題,儘管在管理良好的辦公空間裡,可以採用不同的技巧來加以應對。米洛拉說:“作為領導人,要在敞開式的辦公場所裡辦公會讓人感到精疲力竭——你處於中心位置。這對領導人來說是一種真正的考驗,你無處躲藏。”事實上,在上次參觀該棟大樓的過程中,在米洛拉說話的時候,葛蘭素史克公司北美製藥業務總裁迪爾德麗·康納利(Deirdre Connelly)走進來,在一張通用的辦公桌前坐下來,周圍坐著她所在這個“社區”的其他人。一會之後,她又坐到了佈滿陽光的中庭,與另一群人聊天。米洛拉說:“你們自己也看見了,人們會走上去問迪爾德麗‘您有時間嗎?’”

羅斯巴德指出,哈佛商學院教授萊斯利·珀洛(Leslie Perlow)針對一群在敞開式辦公環境下工作的工程師進行了一項研究。她說:“工程師們的工作總是被打斷,這讓他們疲于應付,而且感覺這種打擾正在降低生產力。”該研究介紹了珀洛如何進行名為“安靜時間”的干預,即在事先規定好的時間裡,誰也不得打擾其他人。生產力由此得到提到。

葛蘭素史克公司發現了其他的工具。不同規模的靜室可以被用來進行一些需要獨處的事情,例如寫作,或者是涉及敏感或私人話題的秘密談話。公司同時也有面積更大的房間,可以用來進行不希望被打擾的集體會議。每層樓都會有一個門房,他將協助管理這些單獨和共用的空間的使用。如果想要阻止別人走過來進行討厭的交談,可以使用三種夾在衣服上的標籤,這些標籤傳達了非常清楚的訊息:綠色的標籤是指“歡迎來找我”,黃色的意思是“我馬上回來”,而紅色則是“不要打擾我”。

在一些開放式的辦公室裡,噪音可能是種問題。《費城問詢報》(Philadelphia Inquirer)建立了一個更為開放的新辦公室,這裡之前曾是一家百貨商店龐大的賣場。不過報社對噪音問題沒有加以處理。記者和編輯們之前都有單獨的格子間,現在都在抱怨缺乏隱私,而且在寫作時無法集中精力。

加州大學(University of California)的伯克利建築環境中心(Berkeley Center for the Built Environment)在2007年對辦公室聲學進行了分析。該分析稱噪音是影響精力集中的重大障礙物。葛蘭素史克公司有眾多的接線員,他們要接聽來自醫生和病人們的電話,所以公司在天花板上安裝了聲音遮罩設施,覆蓋整棟大樓。這種設施會持續發出“嗖嗖”的白噪音,就像是空調通風口發出的聲音,用來遮蓋讓人心煩的噪音。

羅斯巴德提出,伴隨敞開式辦公計畫而來的另一項重大的社會改變就是感覺必須始終保持狀態。員工們如何來應對這項改變很大程度上取決於大家的個性。葛蘭素史克公司醫療事務部門的戰略能力和溝通總監詹妮弗·沃爾夫(Jennifer Wolfe)表示,相對於預先安排的會議而言,大廳的偶遇可以幫助她完成更多的工作。

簡而言之,坐辦公室的人也許要適應一切準備就緒的觀念。拉塞爾說:“事情很大程度上都是在變化的。”如何來解決這個問題——例如是在家辦公還是去辦公室上班——與員工所負責的工作類型有很大的關聯。“公司不是成立呼叫中心,而是將這些工作交給在家辦公的那些人。對於這些機械式的工作而言,只要你有辦法保證生產率,在家辦公會讓許多人感到開心。只要你可以實現能加以衡量的目標,那就沒有問題。一切都是在同時發生的,不是人人都在家上班,也不是人人都待在格子間裡面。一切只有單一選擇的日子已經結束了。”

尤西姆也認同工作場所已經永遠被改變。“給大家更直觀一點的印象。我曾經到過許多行政樓層,那裡的場景幾乎就同好萊塢電影在幾十年前所塑造的行政樓層一樣——一層樓只有10間辦公室,每間辦公室裡坐著一位首席執行官或首席財務官,每間辦公室外面是一位行政秘書……現在,一些經理人甚至撤掉了辦公室的門,鼓勵員工們進來找自己。”

敞開式辦公的發展演變將來會消失嗎?尤西姆說:“我對此表示懷疑。”他同時補充說,不過“扁平化的結構是目前的發展趨勢,這種結構更便於打交道,也是一種更好的瞭解當前情況的方法。但如果管理哲學再一次發生轉變,也可以會再次導致不同的辦公室構造。一種可能就是公司管理變得更像是管理虛擬的企業,辦公室裡的人員減少,更多的員工分散在世界各地,也許在20平方英里之內都沒有第二個人。目前來看,這要等到下一代管理哲學佔據主導地位之時。”

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"省錢的敞開式辦公室設計:拋開固定的辦公桌,還有隱私." China Knowledge@Wharton. The Wharton School, University of Pennsylvania, [03 七月, 2013]. Web. [24 August, 2019] <http://www.knowledgeatwharton.com.cn/zh-hant/article/3512/>

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省錢的敞開式辦公室設計:拋開固定的辦公桌,還有隱私. China Knowledge@Wharton (2013, 七月 03). Retrieved from http://www.knowledgeatwharton.com.cn/zh-hant/article/3512/

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"省錢的敞開式辦公室設計:拋開固定的辦公桌,還有隱私" China Knowledge@Wharton, [七月 03, 2013].
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