把你的会议压缩到25分钟:将会事半功倍

沃顿高管培训项目的这款纳米工具提供了如何把会议时间减半和效果加倍的技巧。

领导者的纳米工具® (Nano Tools for Leaders®)— 是沃顿商学院高管教育中心与沃顿领导与变革管理中心联合开发的管理培训项目,主旨是提供快速、有效的领导工具,让您在不到15分钟的时间内学会并开始使用,并对您的成功产生重大影响。 

目标

将会议的时间减半,效果加倍。

纳米工具

工作的世界总是围绕着与人一起工作,而开会是完成事情的重要方式,这就是为什么会议永远是工作的一部分。但他们也被很多人讨厌——因为开会通常会浪费太多时间。既然我们无法摆脱开会,那么解决方法就是通过让开会更高效、更有价值和更简洁。

看看你的日历。你参加过多少次会议超过60分钟?想象一下,如果是25分钟的会议,你会节约多少时间?如果你能把每次会议控制在25分钟,你的团队成员和同事会多么感激你。

25分钟不是一个任意的数字:它既涉及艺术,也涉及科学。简单地说,25分钟是实用、简单和可实现的——而且有智慧和方法来支持它。

行动步骤

25分钟会议路线图有三个步骤:

1、会议准备和设置

目的

在邀请人们参加会议之前,首先要考虑一下为什么要开这个会。虽然人们见面的原因有数百种,但通常分为三类:通知、协调或解决(Inform, Align, or Resolve)。对于你组织的每一次会议,结束时请完成这句话:“在会议结束时,如果……,那将非常棒。”将结果写在会议邀请中。对于每次邀请你参加的会议,也礼貌地请组织者完成这同一句话。

人员

25分钟的会议最适合不超过5人的小组。每个人都需要问自己两个问题:他们在这次会议中扮演什么角色?他们从这次会议中想给予和得到什么?获得什么价值?

流程

我们将如何实现会议的既定目标?有一个促进讨论的流程和结构意味着每个人都可以均匀地贡献,形成自由流畅的对话,这将非常有效。一个良好的会议将遵循您的议程,促进人员的参与度,并为会议结果服务。

做好准备

缺乏规划和准备是会议效率低下的最大原因之一。把会议的目的写在邀请函中,提前发送议程,并确保人们有充足的时间审阅和预读邀请函和会议流程。

2、会议开始

准时开始

无论谁已经到场,会议都要准时开始和结束。不要对迟到者重复讨论。通过尊重彼此的时间和手头的话题,我们将对团队成员产生积极的感情。这将导致更公开、诚实和坦率的讨论,进而实现所预期的成果。

现场礼仪

除非你需要在计算机上放映幻灯片或演示什么,否则会议将不允许使用手机、笔记本计算机或平板计算机。

3、大声表达

开场热身

让人们在会议邀请中事先知道,他们将被要求提供最新信息、意见、想法或问题。为了帮助他们感到舒适并快速参与,可以考虑使用简短的选项提问(举例,在1-10分的范围内,你对此感觉如何?)。

开会过程

通过紧凑的会议结构,利用会议来提升工作,而不是妨碍任何人做“真正的工作”。《扫描集中行动框架》(The Scan Focus Act framework,由Jim Channon、Frank Burns和Linda Nelson于1983年首次制定)将可以使会议保持高效:

  • 扫描(Scan)

我们来这里干什么?会议的背景是什么?人们对讨论将有什么贡献?最多12分钟。

  • 集中(Focus)

需要我们特别注意的两三件事是什么,或是推动我们决策或解决问题的因素是什么?最多8分钟。

  • 行动(Act)

我们还需要做什么?需要采取哪些措施?下一步会发生什么?最多5分钟。

  • 继续(Proceed)

人们在离开会议时应感到精力充沛,愿意向前迈进,采取下一步行动,并明确自己需要做什么。这将发生在后续跟进中。

火箭会议(Rocket Meetings)是一家专注于生产力的机构,据该机构调查称,超过40%的与会者不记得会议决定了什么,或者谁应该在会议结束后做什么。此外,20%的参与者对会议决定的内容有不同的回忆。

简单地说,25分钟回忆是实用、简单、可实现的——而且它有智慧和方法来支持它。

领导者使用案例

与许多管理人员一样,汽车制造业的高级设计工程师桑德拉(Sandra)每天都要举行背靠背会议。其中大多数会议都是正式的,无法灵活改变。但她也有很多随机会议,通常安排在60分钟内,她决定改为25分钟模式。

她通过提出开放式问题并等待人们回答来促进会议。虽然这很难,但她发现沉默很有力量,因为每个人都在看谁会先发言。这一变化明显改善了讨论的方式、互动方式,甚至是他们如何致力于完成任务。

她目前经常使用的方法包括:

  • 在活动之前发送一个简短的议程,让参与者感到知情而不是被蒙在鼓里,然后开会时严格遵循议程,只有在必要情况下才介绍新主题。
  • 提前到达(无论是物理会议还是在线会议),这会看起来很专业,不会浪费时间。
  • 在荧幕上或纸上实时记录笔记,以便每个人都能看到,发表意见并同意接下来的步骤。
  • 在24小时内发送会议纪要,通知所有人会议中商定的决议。
  • 如果关键人员迟到或无法出席,重新安排会议时间。

本Nano工具的贡献者:Donna McGeorge,《25分钟会议》(12019)和《1天退款》(2021)两本畅销书的作者。

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"把你的会议压缩到25分钟:将会事半功倍." China Knowledge@Wharton. The Wharton School, University of Pennsylvania, [03 十一月, 2022]. Web. [05 February, 2023] <http://www.knowledgeatwharton.com.cn/article/10962/>

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把你的会议压缩到25分钟:将会事半功倍. China Knowledge@Wharton (2022, 十一月 03). Retrieved from http://www.knowledgeatwharton.com.cn/article/10962/

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"把你的会议压缩到25分钟:将会事半功倍" China Knowledge@Wharton, [十一月 03, 2022].
Accessed [February 05, 2023]. [http://www.knowledgeatwharton.com.cn/article/10962/]


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