把你的會議壓縮到25分鐘:將會事半功倍

沃頓高管培訓專案的這款納米工具提供了如何把會議時間減半和效果加倍的技巧。

領導者的納米工具® (Nano Tools for Leaders®)— 是沃頓商學院高管教育中心與沃頓領導與變革管理中心聯合開發的管理培訓專案,主旨是提供快速、有效的領導工具,讓您在不到15分鐘的時間內學會並開始使用,並對您的成功產生重大影響。 

目標

將會議的時間減半,效果加倍。

納米工具

工作的世界總是圍繞著與人一起工作,而開會是完成事情的重要方式,這就是為什麼會議永遠是工作的一部分。但他們也被很多人討厭——因為開會通常會浪費太多時間。既然我們無法擺脫開會,那麼解決方法就是通過讓開會更高效、更有價值和更簡潔。

看看你的日曆。你參加過多少次會議超過60分鐘?想像一下,如果是25分鐘的會議,你會節約多少時間?如果你能把每次會議控制在25分鐘,你的團隊成員和同事會多麼感激你。

25分鐘不是一個任意的數字:它既涉及藝術,也涉及科學。簡單地說,25分鐘是實用、簡單和可實現的——而且有智慧和方法來支持它。

行動步驟

25分鐘會議路線圖有三個步驟:

1、會議準備和設置

目的

在邀請人們參加會議之前,首先要考慮一下為什麼要開這個會。雖然人們見面的原因有數百種,但通常分為三類:通知、協調或解決(Inform, Align, or Resolve)。對於你組織的每一次會議,結束時請完成這句話:“在會議結束時,如果……,那將非常棒。”將結果寫在會議邀請中。對於每次邀請你參加的會議,也禮貌地請組織者完成這同一句話。

人員

25分鐘的會議最適合不超過5人的小組。每個人都需要問自己兩個問題:他們在這次會議中扮演什麼角色?他們從這次會議中想給予和得到什麼?獲得什麼價值?

流程

我們將如何實現會議的既定目標?有一個促進討論的流程和結構意味著每個人都可以均勻地貢獻,形成自由流暢的對話,這將非常有效。一個良好的會議將遵循您的議程,促進人員的參與度,並為會議結果服務。

做好準備

缺乏規劃和準備是會議效率低下的最大原因之一。把會議的目的寫在邀請函中,提前發送議程,並確保人們有充足的時間審閱和預讀邀請函和會議流程。

2、會議開始

準時開始

無論誰已經到場,會議都要準時開始和結束。不要對遲到者重複討論。通過尊重彼此的時間和手頭的話題,我們將對團隊成員產生積極的感情。這將導致更公開、誠實和坦率的討論,進而實現所預期的成果。

現場禮儀

除非你需要在電腦上放映幻燈片或演示什麼,否則會議將不允許使用手機、筆記本電腦或平板電腦。

3、大聲表達

开场热身

讓人們在會議邀請中事先知道,他們將被要求提供最新資訊、意見、想法或問題。為了幫助他們感到舒適並快速參與,可以考慮使用簡短的選項提問(舉例,在1-10分的範圍內,你對此感覺如何?)。

開會过程

通過緊湊的會議結構,利用會議來提升工作,而不是妨礙任何人做“真正的工作”。《掃描集中行動框架》(The Scan Focus Act framework,由Jim Channon、Frank Burns和Linda Nelson於1983年首次制定)將可以使會議保持高效:

  • 掃描(Scan)

我們來這裏幹什麼?會議的背景是什麼?人們對討論將有什麼貢獻?最多12分鐘。

  • 集中(Focus)

需要我們特別注意的兩三件事是什麼,或是推動我們決策或解決問題的因素是什麼?最多8分鐘。

  • 行動(Act)

我們還需要做什麼?需要採取哪些措施?下一步會發生什麼?最多5分鐘。

  • 繼續(Proceed)

人們在離開會議時應感到精力充沛,願意向前邁進,採取下一步行動,並明確自己需要做什麼。這將發生在後續跟進中。

火箭會議(Rocket Meetings)是一家專注於生產力的機構,據該機構調查稱,超過40%的與會者不記得會議決定了什麼,或者誰應該在會議結束後做什麼。此外,20%的參與者對會議決定的內容有不同的回憶。

簡單地說,25分鐘回憶是實用、簡單、可實現的——而且它有智慧和方法來支持它。

領導者使用案例

與許多管理人員一樣,汽車製造業的高級設計工程師桑德拉(Sandra)每天都要舉行背靠背會議。其中大多數會議都是正式的,無法靈活改變。但她也有很多隨機會議,通常安排在60分鐘內,她決定改為25分鐘模式。

她通過提出開放式問題並等待人們回答來促進會議。雖然這很難,但她發現沉默很有力量,因為每個人都在看誰會先發言。這一變化明顯改善了討論的方式、互動方式,甚至是他們如何致力於完成任務。

她目前經常使用的方法包括:

  • 在活動之前發送一個簡短的議程,讓參與者感到知情而不是被蒙在鼓裏,然後開會時嚴格遵循議程,只有在必要情況下才介紹新主題。
  • 提前到達(無論是物理會議還是線上會議),這會看起來很專業,不會浪費時間。
  • 在螢幕上或紙上即時記錄筆記,以便每個人都能看到,發表意見並同意接下來的步驟。
  • 在24小時內發送會議紀要,通知所有人會議中商定的決議。
  • 如果關鍵人員遲到或無法出席,重新安排會議時間。

本Nano工具的貢獻者:Donna McGeorge,《25分鐘會議》(12019)和《1天退款》(2021)兩本暢銷書的作者。

行動中的知識:相關高管教育計畫

高管商業精華培訓

高潛力領導者:加速你的影響力

女性高管領導力:成功的商業策略

如何引用沃顿知识在线文章

Close


用于个人/用於個人:

请使用以下引文

MLA

"把你的會議壓縮到25分鐘:將會事半功倍." China Knowledge@Wharton. The Wharton School, University of Pennsylvania, [03 十一月, 2022]. Web. [05 March, 2024] <http://www.knowledgeatwharton.com.cn/zh-hant/article/10966/>

APA

把你的會議壓縮到25分鐘:將會事半功倍. China Knowledge@Wharton (2022, 十一月 03). Retrieved from http://www.knowledgeatwharton.com.cn/zh-hant/article/10966/

Chicago

"把你的會議壓縮到25分鐘:將會事半功倍" China Knowledge@Wharton, [十一月 03, 2022].
Accessed [March 05, 2024]. [http://www.knowledgeatwharton.com.cn/zh-hant/article/10966/]


教育/商业用途 教育:

如果您需要重复利用我们的文章、播客或是视频,请填写内容授权申请表.

 

Join The Discussion

No Comments So Far